Lever dit bogføringssytem op til de nye krav?

I 2022 vedtog Folketinget den nye bogføringslov. Kernen er, at bogføring fremover skal ske i et registreret, digitalt bogføringssystem, eller et eget system, som i det væsentlige kan det samme som de (aktuelt) registrerede løsninger.

Reglerne er blevet rullet ud i etaper. Og nu er turen kommet til den sidste gruppe, som omfattes fra 1. januar 2026.

Gælder kravene dig?

Fra årsskiftet omfatter reglerne bl.a.:

• Personligt ejede virksomheder med nettoomsætning over 300.000 kr. årligt to år i træk. Det vil i praksis dække hovedparten af de ca. 120.000 selvstændige, der anvender virksomhedsordningen.
• Foreninger med erhvervsmæssig nettoomsætning over 300.000 kr. årligt to år i træk – typisk foreninger, der udlejer lokaler eller driver kiosk/cafeteria.
• Årsregnskabspligtige datterselskaber af finansielle virksomheder og forsikringsvirksomheder m.v., der tidligere var undtaget pga. koncernforbundet bogføringssystem.
• Filialer af udenlandske virksomheder med nettoomsætning over 300.000 kr. årligt to år i træk.

Bruger din virksomhed kalenderår som regnskabsår, er der nu meget kort tid til at få valgt og implementeret en løsning, så I er klar senest 1. januar 2026.

Bruger I allerede et registreret system?

Det er forholdsvist let at tjekke, om jeres nuværende løsning står på listen over registrerede systemer. Bruger I derimod et eget/ældre system (ofte baseret på C5, XAL eller NAV), er det væsentligt sværere at vurdere, om det kan opgraderes til at opfylde kravene. I praksis kræver det som regel ekstern specialistbistand at afklare.

Eget system eller SaaS – hvad bør I vælge?

Det kan være fristende at antage, at en tilretning af et gammelt system er billigere end at skifte til en SaaS-løsning (cloudsoftware på abonnement). Den vurdering kan være rigtig – men beslutningen bør ikke alene baseres på pris her og nu.

Overvej især:

• IT-sikkerhed og cyberrisiko: Ældre systemer er typisk mere sårbare over for hacking. Selv mindre virksomheder rammes hyppigere, og ældre on-prem-løsninger matcher sjældent det sikkerhedsniveau, som moderne cloudplatforme tilbyder.
• Afhængighed af nøglepersoner: Når erfarne økonomimedarbejdere stopper, forsvinder ofte den specialviden, som et gammelt system kræver. Et nedbrud kan dermed lamme driften. Ændringer kræver desuden ofte programmering, som er tids- og omkostningstungt.

Fordele ved at vælge en registreret SaaS-løsning

• Indbygget compliance og opdateringer: Udbyderen sikrer løbende, at systemet lever op til reglerne – I slipper for tung vedligeholdelse.
• Funktioner, integrationer og skalerbarhed: Moderne løsninger kan mere end bogføring og giver bedre muligheder for at effektivisere arbejdsgange.
• Agilitet og fremtidssikring: Nye krav og features kan tages i brug hurtigt uden store implementeringsprojekter.

Sådan kommer I sikkert i mål

1. Status-tjek: Afklar om jeres nuværende løsning er registreret.
2. Gap-analyse: Bruger I eget/ældre system, så få en faglig vurdering af, hvad der konkret mangler for at opfylde lovkravene.
3. Sammenlign scenarier: Tilretning af eget system vs. skifte til registreret SaaS – se på sikkerhed, drift, kompetencebehov, totaløkonomi og tidshorisont.
4. Planlæg og gennemfør: Sæt tid af til dataflytning, opsætning, procesjusteringer og oplæring, så I er klar inden 1. januar 2026.