-
Håndtering af e-mails efter fratræden
Når du fratræder din stilling, efterlader du dig måske en e-mailkonto. Hvad din arbejdsgiver skal gøre i dette tilfælde, er der bestemte retningslinjer for.
Her kan du læse mere om disse retningslinjer, og du kan blive klogere på brugen af din e-mailadresse til at sende private e-mails.
Håndtering af e-mails efter fratræden
Emner
Datatilsynets retningslinjer skal som udgangspunkt altid følges, medmindre du har indgået en anden konkret aftale med din arbejdsgiver.
Retningslinjerne er som følgende:
- Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto på arbejdspladsen, må e-mail-kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt.
- Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder.
- Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto, sættes et auto-svar på e-mail-kontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
- Den aktive e-mail-konto benyttes kun til modtagelse af e-mail – hvis der modtages privat e-mail, kan e-mail-kontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private e-mail-konto.
- Oplysninger om den personlige e-mail-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.
- Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-mail-konto.
- Persondatalovens bestemmelser, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal iagttages, når en arbejdsgiver holder en fratrådt medarbejders e-mail-konto åben.
- Arbejdsgivere anbefales som led i den almindelige personalepolitik at forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail-konti og informere medarbejderne herom.
Frie anbefaler altid, at du sætter dig godt ind i, om din arbejdsplads har en IT-politik. Det kan nemlig have betydning for, hvad du må bruge eksempelvis din e-mail til.
Sæt dig derfor grundigt ind i, om du har lov til at anvende din e-mailadresse på arbejdet til at modtage private e-mails.
Lad det tydeligt fremgå, at dine e-mails er private. Du kan eksempelvis gøre det ved at skrive 'Privat' i emnefeltet. Din arbejdsgiver må nemlig som hovedregel ikke læse ansattes private e-mails.
Hvad kan vi hjælpe dig med?
Brug vores søgefunktion og få svar på dine spørgsmål omkring dit ansættelsesforhold, barsel, dagpengeregler, efterløn, ferie, job og karriere m.m.