En faktura skal frem for alt indeholde en specifikation af din ydelse/dit produkt, hvor mange enheder til hvilken stykpris, eller en ganske kort beskrivelse af den ydelse, du har leveret.

Derudover kan du, alt efter de nærmere omstændigheder, skrive forskellige betingelser, der er knyttet til salget. Det kan fx være betalingsbetingelser, garantibestemmelser, fragt- og leveringsbetingelser osv.

Lovpligtigt indhold

Herudover er der nogle faste ting, der skal fremgå:

• Udstedelsesdato
• Fortløbende nummer, som kan bygge på flere serier
• Din virksomheds CVR-nummer, navn og adresse
• Kundens navn og adresse
• Varens eller ydelsens art og mængde
• Dato for levering af varerne, hvis den er forskellig fra fakturadatoen
• Momsgrundlaget, enhedsprisen uden moms, eventuelle prisnedslag samt bonus og rabatter, når disse ikke er medregnet i enhedsprisen
• Den gældende momssats
• Det samlede momsbeløb.

• Fakturanummeret skal være fortløbende, som udgangspunkt i én lang nummerserie, dag for dag, måned for måned og år for år. Normalt har man kun én nummerserie, men er der særlige grunde til det, kan du dog godt arbejde med to eller flere nummerserier.
  
  At bruge flere nummerserier kan fx være nødvendigt, hvis du i nogle tilfælde skriver fakturaer fra et bogføringsprogram på din computer, mens du i andre tilfælde skriver fakturaer med håndskrift fra en "fakturablok". En sådan blok skal på forhånd være påtrykt fakturanumre, og sådanne fakturaer skal indeholde de samme oplysninger som fakturaer i øvrigt.
  
  
• CVR-nummer og firmaadresse skal altid fremgå af fakturaen. Bruger du en fakturablok til at lave håndskrevne fakturaer, kan du påføre disse oplysninger med et stempel.
  
  
• Moms: Du skal sørge for specifikation af moms, herunder hvis der er felter på fakturaen, der er momsfrie.
  
  
• Kundens navn og adresse skal altid stå på fakturaen. Hvis du handler med kunder i udlandet, er der en række særlige regler, du skal være opmærksom på. Fx skal du på fakturaer til erhvervskunder inden for EU anføre kundens CVR-nummer i hjemlandet.

Hvis du sælger ydelser eller varer til det offentlige, skal du udarbejde og sende en speciel faktura.

Du skal bruge NemHandel, som er en særlig måde at fakturere på. 

Du må gerne lave din egen faktura i fx Word eller Excel, så længe du følger ovenstående regler.

Husk dog at gemme og sende fakuraen som en PDF-fil, som kunden ikke kan ændre i.

Nedenfor finder du et eksempel på en faktura.

Du skal altid have en kopi af din faktura til kunden.

Hvis du laver fakturaer med et bogføringsprogram, er det normalt bedst at udskrive en papirkopi og arkivere den i et ringbind i nummerorden.

I nogle tilfælde – afhængigt af teknik og datasikkerhed – kan du dog nøjes med den kopi, der normalt er "gemt" i bogføringsprogrammet. 

Bruger du en fakturablok, skal der være en "gennemskrivningskopi" med kalkerpapir eller lignende. Kopien skal du til dels bruge som dokumentation for din bogføring. Afhængigt af din regnskabsrutine skal du måske også bruge fakturakopien til at holde øje med, om din kunde betaler sin regning. Mange styrer dette ved håndskrevne notater på fakturakopien, mens andre bruger bogføringssystemet til dette.

Tidligere lagde man meget vægt på, at der fandtes én og kun én "originalfaktura", underforstået papirfakturaen.

Dette synspunkt holder dog ikke længere, da det i dag er almindeligt accepteret, at fakturaer sendes pr. mail – som regel som pdf-filer.