Når du har ansatte, er løn ikke kun et spørgsmål om at overføre det rigtige beløb til tiden.

Du skal også sikre, at lønnen passer med medarbejderens kontrakt, eventuelle overenskomster og lokale aftaler. Og du skal indberette korrekt til Skattestyrelsen. Det gælder både almindelig løn, visse personalegoder og skattefrie godtgørelser.

Måske har du kun én eller få ansatte. Måske har du et lønsystem eller en ekstern lønleverandør, der hjælper dig. Men ansvaret for, at oplysningerne er korrekte, ligger stadig hos dig som arbejdsgiver.

Her får du et overblik over nogle af de områder, hvor der ofte opstår fejl.

Løn skal være korrekt – og det skal indberetningen også

Det kan virke enkelt: Medarbejderen arbejder, lønnen bliver beregnet, og pengene bliver udbetalt.

Men løn er blevet en stadig mere administrativ opgave for virksomheder. Der er mange detaljer at holde styr på, og selv mindre fejl kan få betydning for både virksomheden og medarbejderen.

Det kan fx være:

• Om lønnen er beregnet efter de rigtige aftaler

• Om timer og lønperiode er korrekte

• Om personalegoder bliver behandlet rigtigt

• Om skattefrie godtgørelser er dokumenteret og kontrolleret

• Om særlige regler for fx lærlinge, elever og sygdom bliver håndteret korrekt.

Hver måned skal arbejdsgivere indberette lønoplysninger til Skattestyrelsen, og ansvaret for korrekte oplysninger gælder, uanset om din virksomhed selv står for lønnen eller du får hjælp af et lønbureau eller en revisor.

Personalegoder: Små gaver kan give store problemer

Personalegoder kan være alt fra gaver og påskønnelser til bonusordninger, gavekort og andre fordele.

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på, hvornår værdien af et gode skal indberettes. Det gælder især ved den mindre bagatelgrænse for personalegoder. I 2026 er grænsen 1.400 kr. for goder uden konkret sammenhæng med arbejdet. Overstiger værdien grænsen, kan medarbejderen blive skattepligtig af goderne.

Det kan især give udfordringer i virksomheder, hvor medarbejdere bliver belønnet for gode resultater. Det kan for eksempel være sælgere eller salgsassistenter, der optjener point, som senere kan bruges på gaver.

Det virker måske som en enkel måde at motivere medarbejdere på. Men hvis ordningen ikke bliver indberettet korrekt, kan medarbejderen ende med en ekstra skatteregning. Virksomheden kan også risikere en bøde.

Skattestyrelsen har tidligere fundet mange fejl på området. I 2023 blev der gennemført 11.926 kontroller af større selskabers indberetninger, og der blev fundet fejl i 81,1 procent af sagerne. Reguleringerne for 2023 var opgjort til 360 mio. kr.

Skattefrie godtgørelser: Du skal kunne dokumentere kontrollen

Kørselsgodtgørelse og diæter kan være skattefrie, hvis reglerne er opfyldt.

Men det kræver, at du som arbejdsgiver kontrollerer grundlaget for udbetalingen. Det er ikke nok, at medarbejderen afleverer en køreseddel eller en rejseafregning. Du skal også kunne vise, at oplysningerne er gennemgået.

Ved skattefri kørselsgodtgørelse skal du blandt andet kontrollere:

• Kørslens formål

• Kørslens mål og eventuelle delmål

• Dato

• Antal kørte kilometer

• Beregning efter satser

• At kørslen er sket i medarbejderens eget køretøj.

Hvis betingelserne ikke er opfyldt, bliver godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen.

Det kan også ramme arbejdsgiveren økonomisk. Hvis virksomheden ikke har ført tilstrækkelig kontrol, kan Skattestyrelsen i nogle tilfælde rette kravet mod arbejdsgiveren. BDO fremhæver blandt andet en sag, hvor en virksomhed blev dømt til at betale 773.000 kr. på vegne af en medarbejder efter flere års udbetaling af skattefrie godtgørelser, hvor betingelserne ikke var opfyldt.

Selvom arbejdsgiveren i princippet kan kræve pengene tilbage fra medarbejderen, er det sjældent enkelt i praksis. Medarbejderen vil ofte have en forventning om, at virksomheden tager ansvaret, hvis fejlen skyldes manglende kontrol.

Timer og lønperiode betyder mere, end mange tror

Det er ikke kun beløbet på lønsedlen, der skal være korrekt.

Lønperioden og antallet af timer skal også passe. Fejl her kan få betydning for medarbejderens rettigheder senere.

Forkerte timer kan for eksempel påvirke medarbejderens mulighed for seniorpræmie, dagpenge eller pension. Derfor bør timer og lønperiode ikke bare ses som tekniske felter i lønsystemet. De kan få reel betydning for medarbejderens økonomi.

Lærlinge og elever: Reglerne kræver ekstra opmærksomhed

Har du lærlinge eller elever ansat, er der særligt god grund til at kontrollere lønnen grundigt.

Reglerne kan afhænge af overenskomst, uddannelsesaftale, løntrin, pension og eventuelle fritvalgsordninger. Her ser man jævnligt sager, hvor virksomheder må efterbetale større beløb, fordi lønnen har været beregnet forkert.

Det kan være en dyr fejl, især hvis den har stået på over længere tid.

Sygdom kan også give fejl i lønnen

Når en medarbejder bliver syg, kan der også opstå fejl.

Det kan både handle om selve lønnen under sygdom og om refusion. Hvis refusion ikke bliver søgt rettidigt, kan virksomheden gå glip af penge, den ellers kunne have fået.

Derfor er det en god idé at have faste rutiner for sygdom. Hvem registrerer fraværet? Hvem tjekker, om der skal søges refusion? Og hvornår skal det ske?

Små frister kan hurtigt blive dyre, hvis de bliver overset.

Sådan kan du mindske risikoen for lønfejl

Løn kræver struktur. Især når du både skal tage hensyn til medarbejderen, reglerne og driften i virksomheden.

Det er en fordel at have styr på:

• Hvad der står i ansættelseskontrakter, overenskomster og lokale aftaler

• Hvilke personalegoder medarbejderne får

• Om gaver, bonusser og belønningsordninger skal indberettes

• Om skattefrie godtgørelser er dokumenteret og kontrolleret

• Om timer og lønperioder er registreret korrekt

• Om lærlinge og elever får den løn, de har krav på

• Om sygdom og refusion bliver håndteret rettidigt.

Det vigtigste er ikke, at du selv kan alle regler udenad. Det vigtigste er, at du har en proces, der fanger fejlene, før de vokser.

Få hjælp, før lønfejl bliver dyre

Lønfejl kan skabe både økonomiske problemer og unødvendige konflikter med medarbejdere.

Derfor er det en god idé at reagere i tide, hvis du er i tvivl om løn, personalegoder, godtgørelser eller medarbejderforhold.

Som medlem af Frie Selvstændige kan du få sparring om medarbejderforhold, ansættelsesvilkår og drift. Har du konkrete spørgsmål om skat, indberetning eller lønsystemer, kan det også være relevant at få hjælp fra din revisor, lønleverandør eller en anden specialiseret rådgiver.

Du behøver ikke stå alene med vurderingen. Jo tidligere du får styr på reglerne og rutinerne, desto mindre er risikoen for, at en lille fejl bliver en stor regning.

Kilder: BDO, Skattestyrelsen og skat.dk.