Måske står du selv med kunderne, driften og planlægningen. Måske er I få medarbejdere, hvor én sygemelding kan ændre hele hverdagen. Og samtidig er der regler, frister og hensyn, du som arbejdsgiver skal have styr på.

For sygdom handler ikke kun om fravær. Det handler også om løn, sygedagpenge, dokumentation, ferie, dialog og i nogle tilfælde opsigelse.

Her får du et overblik over nogle af de vigtigste ting, du skal kende, når en medarbejder bliver syg.

Start med det praktiske: Hvad siger jeres aftaler?

Når en medarbejder melder sig syg, er det første skridt at se på, hvad der gælder i netop jeres virksomhed.

Det kan for eksempel fremgå af:

• Medarbejderens ansættelseskontrakt

• Personalehåndbogen

• En eventuel overenskomst

• Virksomhedens interne regler for sygemelding.

Det bør være tydeligt, hvordan medarbejderen skal melde sig syg, hvem sygdommen skal meldes til, og hvornår det skal ske.

Det lyder måske lavpraktisk. Men klare retningslinjer kan spare dig for mange misforståelser, især hvis sygefraværet trækker ud, eller hvis du bliver i tvivl om, hvad du må kræve af medarbejderen.

Som medlem af Frie Selvstændige kan du få hjælp til spørgsmål om dine ansattes sygdom, ansættelseskontrakter og medarbejderforhold. Frie rådgiver blandt andet om, hvordan medarbejderen sygemelder sig korrekt, og om medarbejderen har ret til løn under sygdom eller sygedagpenge.

Husk mulighedssamtalen ved længere sygdom

Hvis en medarbejder er syg i længere tid, har du som arbejdsgiver pligt til at indkalde til en samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen eventuelt kan vende tilbage. Samtalen kaldes ofte en mulighedssamtale.

Den skal som udgangspunkt holdes senest fire uger efter første sygedag. Formålet er ikke at presse medarbejderen tilbage, men at finde ud af, om der er muligheder for, at medarbejderen kan vende helt eller delvist tilbage.

Det kan for eksempel være med:

• Ændrede arbejdsopgaver

• Nedsat tid i en periode

• Hjemmearbejde, hvis det passer til jobbet

• En gradvis tilbagevenden.

Du må gerne spørge ind til, hvilke funktioner medarbejderen kan varetage, og hvornår medarbejderen forventer at kunne vende tilbage. Men du har ikke krav på at få oplyst diagnosen eller den konkrete årsag til sygdommen.

Det kan være en svær balance. For du har brug for at planlægge driften, men medarbejderen har også ret til privatliv. Derfor er det en god idé at holde samtalen konkret, ordentlig og løsningsorienteret.

Mulighedserklæring kan give et bedre fælles billede

Hvis du har brug for mere klarhed over, hvad medarbejderen kan og ikke kan under sygdommen, kan en mulighedserklæring være relevant.

En mulighedserklæring handler ikke om diagnosen. Den handler om arbejdsevnen.

Den udfyldes typisk i to dele. Først taler du og medarbejderen om, hvilke opgaver der kan være mulige. Derefter vurderer lægen, om planen er realistisk i forhold til medarbejderens helbred.

Det kan være en hjælp, hvis I skal finde en god løsning for begge parter. Især i mindre virksomheder kan det gøre en stor forskel at vide, om medarbejderen måske kan komme tilbage nogle timer om ugen eller løse bestemte opgaver i en periode.

Hvad med løn, sygedagpenge og refusion?

Sygdom kan også få økonomisk betydning for din virksomhed.

Om medarbejderen har ret til løn under sygdom, afhænger blandt andet af ansættelsesforholdet, kontrakten og eventuelle aftaler. Nogle medarbejdere har ret til løn under sygdom, mens andre kan have ret til sygedagpenge.

Som arbejdsgiver skal du også være opmærksom på sygedagpengerefusion. Arbejdsgiverperioden er som udgangspunkt 30 dage, og der kan i visse tilfælde være mulighed for refusion fra kommunen. Ved blandt andet kronisk sygdom, graviditetsbetinget sygdom og fleksjob kan der være særlige regler.

Det er netop sådan nogle spørgsmål, Frie Selvstændige kan hjælpe med. Frie rådgiver om, hvorvidt medarbejderen skal have løn under sygdom eller sygedagpenge, og om betalingen skal komme fra dig som arbejdsgiver eller fra kommunen. Frie vejleder også om de grundlæggende betingelser for sygedagpenge og sygedagpengerefusion.

Sygdom og ferie: Pas på de små detaljer

Sygdom og ferie kan hurtigt give anledning til spørgsmål.

Hvis en medarbejder bliver syg, før ferien begynder, kan sygdommen være en feriehindring. Det betyder, at medarbejderen som udgangspunkt ikke skal holde ferie, mens vedkommende er syg.

Bliver medarbejderen syg under ferien, kan der i visse tilfælde være ret til erstatningsferie. For medarbejdere, der har optjent fuld ferie, opstår retten typisk efter fem sygedage i ferieåret, men medarbejderen skal melde sig syg korrekt og kunne dokumentere sygdommen efter reglerne.

Her er det vigtigt, at du ikke bare gætter. Ferieloven indeholder detaljerede regler for ferie, sygdom, varsling og erstatningsferie. Frie Selvstændige rådgiver om, hvordan du som arbejdsgiver skal håndtere medarbejderens ferie, herunder hvem der kan kræve erstatningsferie ved sygdom.

Kan du opsige en medarbejder under sygdom?

Sygdom er lovligt fravær. Derfor kan du som udgangspunkt ikke opsige en medarbejder alene, fordi medarbejderen er syg.

Men i nogle situationer kan længerevarende eller gentaget sygefravær få så stor betydning for driften, og en opsigelse kan komme på tale. Her skal du være meget opmærksom på, at opsigelsen skal være saglig, og at der kan gælde særlige regler afhængigt af medarbejderens ansættelse, anciennitet, kontrakt, overenskomst og situation.

Hvis medarbejderen er funktionær, kan 120-dages reglen i nogle tilfælde være relevant. Den kan kun bruges, hvis den er aftalt udtrykkeligt i ansættelseskontrakten, og der er en række betingelser, der skal være opfyldt.

Det er derfor en af de situationer, hvor det er en god idé at søge rådgivning, før du handler. En forkert opsigelse kan blive dyr og skabe unødige konflikter.

Frie Selvstændige rådgiver om blandt andet afskedigelser, bortvisning og dine ansattes sygdom.

Husk også din egen sygdom som selvstændig

Når man driver virksomhed, kan fokus let komme til at ligge på medarbejderne, kunderne og driften.

Men hvad hvis det er dig selv, der bliver syg?

Som selvstændig har du ikke nødvendigvis samme sikkerhedsnet som en lønmodtager. Derfor er det vigtigt at kende dine muligheder, før du står midt i en situation, hvor du ikke kan arbejde.

Frie Selvstændige vejleder om de grundlæggende principper for sygedagpenge, hvis du som selvstændig bliver uarbejdsdygtig. Du kan også få vejledning om muligheden for at tilmelde dig en sygedagpengeforsikring.

Det kan give ro at få talt dine muligheder igennem i god tid.

Få hjælp, før sygefraværet bliver en konflikt

Sygdom på arbejdspladsen kan være svært, fordi der både er regler, økonomi og mennesker involveret.

Som arbejdsgiver skal du tage hensyn til medarbejderen. Men du skal også kunne få hverdagen i virksomheden til at hænge sammen.

Derfor er det en fordel at have styr på:

• Hvordan medarbejdere skal melde sig syge

• Hvornår du skal indkalde til samtale

• Om du kan kræve dokumentation

• Hvilke regler der gælder for løn, sygedagpenge og refusion

• Hvordan du håndterer sygdom i forbindelse med ferie

• Hvornår en opsigelse kan være saglig

• Hvad du selv kan gøre, hvis du som selvstændig bliver syg.

Du behøver ikke stå alene med vurderingen.

Som medlem af Frie Selvstændige kan du få personlig rådgivning om personalejura, sygdom, ferie, opsigelse og drift. Det kan give dig et bedre overblik, før en svær situation vokser sig større end nødvendigt.

Har du spørgsmål om en sygemeldt medarbejder? Kontakt Frie Selvstændige på 63 13 85 50 og få hjælp til at finde den rigtige vej videre.